En los últimos meses hemos estado utilizando en algunos de nuestros proyectos una nueva herramienta de comunicación con nuestros clientes: un blog privado. Si en la fase de arranque del proyecto se detecta una necesidad de comunicación continua entre el equipo de análisis funcional y los interlocutores designados en el cliente, se procede a instalar una instancia de Wordpress que sirva de “diario de a bordo” durante las primeras fases del proyecto.
El blog funciona, por tanto, como “pizarra virtual”, área de trabajo temporal. El objetivo final es animar al cliente a involucrarse en la etapa de análisis y ofrecerle visibilidad sobre el progreso y las lÃneas de trabajo que se están siguiendo.
El procedimiento general a la hora de actualizar el blog es:
- Planteamiento: Una persona (generalmente del equipo de Oxxigeno) publica en el blog un contenido determinado: los resultados de una tarea planificada, los avances en una investigación, una duda respecto a la manera de enfocar un análisis, una necesidad de feedback, etc.
- Debate: El resto de involucrados (tanto en el cliente como en Oxxigeno) opinan sobre el tema, matizan o corrigen resultados, reenfocan el planteamiento, lo reconducen o lo rebaten, etc.
- Conclusión: Si es necesario, se actualiza el post original para reflejar la conclusión a la que se llega.
Es decir, utilizamos el blog privado de manera parecida a un foro, pero al que le añadimos un eje temporal para mantener la visibilidad del avance del proyecto. Se aleja, por tanto, del enfoque original de “tribuna personal” de los blogs, para convertirse en un conjunto de conversaciones que se originan a partir de un contenido inicial, y que están clasificadas en el tiempo. El valor se encuentra, principalmente, en el hilo de comentarios que genera el post inicial.
Las ventajas:
- Registro: queda guardado el autor y el instante en el que intervino en la comunicación. La conversación queda ordenada perfectamente en el hilo de comentarios, de manera más fácil de seguir y más localizable que en un intercambio de emails.
- Conserva un orden temporal que permite contemplar el progreso en el tiempo.
- Permite organizar las conversaciones a distintos niveles: un tema por post del blog, que se puede organizar a su vez según la jerarquÃa de categorÃas definida en el blog.
- Presenta un modelo de interacción conocido y extendido, facilitando la participación de usuarios de muy diferentes niveles.
- Reduce la necesidad de reuniones presenciales y aumenta la efectividad de la comunicación.
- Facilita la publicación de resultados provisionales y la supervisión de progreso del análisis.
- Facilita la localización de ficheros adjuntos.
Evidentemente, la plataforma es muy inferior en cuanto a posibilidades a gestores documentales, wikis y otras soluciones. Sin embargo, la inmediatez del sistema y la facilidad de uso son claves para no obligar al cliente a aprender a utilizar una nueva herramienta ni aprender un lenguaje de marcado.
Por ahora los resultados que hemos obtenido son muy positivos, asà que seguiremos ofreciéndolo a nuestros clientes cuando exista la necesidad. Seguiremos investigando nuevas técnicas y herramientas de gestión colaborativa del conocimiento e incorporándolas a los procesos de desarrollo de Oxxigeno.